Dlaczego warto posiadać pieczątkę? Praktyczne zastosowania w życiu codziennym i biznesie

Dlaczego warto posiadać pieczątkę? Praktyczne zastosowania w życiu codziennym i biznesie

Choć we współczesnym świecie technologia i cyfryzacja z każdą chwilą zyskują coraz bardziej na znaczeniu, to jednak wciąż w wielu dziedzinach, w tym w biznesie, stosuje się tradycyjne dokumenty. Istnieje wiele zawodów, których przedstawiciele w związku z tym wciąż regularnie używają pieczątek. Niekiedy są one wręcz niezbędnym wyposażeniem. W innych przypadkach, mimo że nie ma konieczności ich posiadania, wpływają one na zwiększenie prestiżu i wiarygodności osoby lub samego przedsiębiorstwa.

Pieczątka – mały przedmiot, wielkie możliwości

Powyżej wskazano już, że pieczątka jest nieodłącznym elementem wielu zawodów. Każda szanująca się i profesjonalna firma powinna mieć ją na podorędziu. Nie może go także zabraknąć w urzędach. Nie zajmuje on wiele miejsca w odpowiedniej szufladzie biurka, a jego posiadanie przynosi same korzyści. Pieczątka najczęściej wykorzystywana jest do:

  • identyfikacji firmy: pieczątka jest poniekąd wizytówką firmy, ponieważ zawiera najważniejsze informacje o niej, czyli nazwę, adres, NIP;
  • autoryzacji dokumentów: służy do potwierdzania autentyczności dokumentów, czyli jest niezbędna w pracy urzędniczej i relacjach biznesowych;
  • budowania zaufania: dokumenty opatrzone pieczątką są powszechnie uznawane za bardziej wiarygodne, niż gdyby jej nie posiadały;
  • ułatwienia pracy administracyjnej: służy do szybkiego oznaczania dokumentów, a w związku z tym przyspiesza procesy związane z obiegiem informacji wewnątrz firmy.

Posiadanie pieczątki – tradycja czy praktyczna konieczność?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że rola pieczątek maleje w dobie cyfryzacji. Istnieją przecież takie instrumenty jak choćby podpis elektroniczny. To prawda, że ułatwiają one życie, jak i przyspieszają wiele procesów. Jednak wiele firm i instytucji wciąż posługuje się fizycznymi dokumentami, na których muszą się znaleźć oczywiście podpisy i właściwe pieczątki. Niektóre zawody niezmiennie muszą postępować w sposób tradycyjny. Dobrym przykładem może być tu notariusz, który oprócz klasycznych pieczątek identyfikujących kancelarię, datowników czy oznaczeń za zgodność z oryginałem, używa jeszcze oficjalnej pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła.

Należy zatem stwierdzić, że używanie pieczątek jest już poniekąd zjawiskiem zwyczajowym. We współczesnych czasach prywatne przedsiębiorstwa często nie mają obowiązku ich posiadania. Jednakże z racji tego, że są one symbolem formalności (a nawet autorytetu!), to mimo wszystko firmy niezmiennie ich używają. Robią to w celu podkreślenia swojego prestiżu, profesjonalizmu i powagi.

Pieczątka w codziennej pracy – ułatwienia dla firm i osób prywatnych

Wyżej wskazano już, że pieczątka nie musi być wyłącznie wizytówką przekazującą najważniejsze informacje o firmie lub osobie. Używanych jest wiele jej rodzajów, ponieważ może mieć odmienne praktyczne zastosowania w codziennej pracy. Wśród nich można wskazać:

  • potwierdzanie odbioru przesyłek;
  • oznaczanie dat;
  • szybsze oznaczanie dokumentów poprzez odbicie powtarzających się danych zamiast ich odręcznego wpisywania;
  • kategoryzację dokumentów prowadzącą do utrzymania porządku kartotekach biurowych, szczególnie poprzez oznaczenia typu “kopia”, “oryginał”, “do zapłaty”;
  • personalizację korespondencji.

Jak widać powyżej, posiadanie odpowiedniego stempla ułatwia codzienną pracę i jej organizację. Dobrą wiadomością jest to, że po jego zamówieniu nie trzeba się martwić o dostawę. Szczególnie w dużych miastach takich jak Warszawa. Pieczątki realizowane są ekspresowo. W ciągu 48 godzin roboczych od zamówienia powinny być już w miejscu docelowym. W ofercie naszego sklepu znajdziesz różne produkty, w tym pieczątki. Wrocław jest miastem w którym również zapewniamy szybką dostawę, po sfinalizowaniu zamówienia online.

Faksymile – innowacyjna pieczątka z podpisem

Faksymile to rozwiązanie, które ma na celu połączenie tradycyjnej pieczątki z podpisem. Przydaje się szczególnie w przypadku, kiedy w pracy ma się do czynienia z dużą liczbą dokumentów do zatwierdzenia. Prowadzi to do zaoszczędzenia sporej ilości czasu.

Pieczątka faksymile to reprodukcja oryginalnego podpisu umieszczanego na dokumentach za pomocą stempla. Należy jednak mieć na względzie fakt, że w wielu sytuacjach biznesowych prawo i tak będzie wymagało własnoręcznego podpisu. W przypadkach wymogu zawarcia umowy w formy pisemnej pod rygorem nieważności nie wolno używać wyłącznie faksymile. Natomiast nie ma przeszkód, by stosować to innowacyjne rozwiązanie w korespondencji seryjnej, czy choćby podpisywaniu różnego rodzaju broszur lub kartek okolicznościowych. Oszczędzi to wiele czasu, a przy tym wpłynie na pozytywny wizerunek firmy, ponieważ będzie wyglądać profesjonalnie.

Tusz do pieczątki – jak dobrać kolor i rodzaj?

Wybór tuszu do pieczątki niekoniecznie jest sprawą tak błahą, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Trzeba wziąć pod uwagę, że istnieją ich różne rodzaje posiadające swoją specyfikę. Właściwy wybór zależy od tego, do czego używana będzie pieczątka. Najczęściej służyć będzie do stemplowania dokumentów, więc wówczas należy wybrać tusz, który w największym stopniu się do tego nadaje. Specyficznymi rodzajami pieczątek są takie, które służą do odbijania ich na przykład na tkaninach, a nie papierze, dlatego należy dobrać tusz dostosowany do takich powierzchni.

Pieczątka powinna posiadać także odpowiedni kolor tuszu dostosowany do specyfiki tego, co się chce stemplować. Najbardziej standardowe barwy to czarny, niebieski i czerwony. W ofercie można znaleźć również zielone, fioletowe, żółte, turkusowe, brązowe, pomarańczowe, a nawet białe. Ten ostatni, czyli biały tusz do pieczątki jest bardzo specyficzny. Z oczywistych względów nie stosuje się go na zwykłym papierze. Idealnie za to nada się do ciemnych powierzchni, oznaczania projektów artystycznych, specjalnych etykiet, czy materiałów marketingowych.

Jak już wskazano powyżej, posiadanie pieczątki wciąż jest ważnym elementem podczas prowadzenia działalności biznesowej. Wiele branż wciąż ceni tradycyjne papierowe dokumenty, a więc i odręczne podpisy oraz właściwe stemple. Dlatego też pieczątka jest nie tylko praktycznym narzędziem służącym do identyfikacji firmy, autoryzacji akt i budowania zaufania do firmy, ale także symbolem profesjonalizmu przedsiębiorstwa. Można stosować je w tylu różnych aspektach, że posiadanie ich jest niezwykle funkcjonalne i znacznie przyspiesza pracę.

W związku z powyższym są nie tylko elementem tradycji w coraz bardziej ulegającym cyfryzacji świecie, ale wciąż bardzo praktycznym rozwiązaniem.

Pieczątki Warszawa: https://pieczatki-online.eu/wyrob-pieczatek-warszawa,paczkomaty
Pieczątki Wrocław: https://pieczatki-online.eu/wyrob-pieczatek-wroclaw,paczkomaty

Dodaj komentarz